O trabalho de um síndico profissional não é fácil. Entre as funções que ele exerce, estão cuidar do funcionamento de um condomínio, atender a demanda dos moradores, cumprir com todas as obrigações legais e ainda ter que resolver possíveis conflitos entre moradores.
Por isso, otimizar o serviço e ainda entregar uma gestão de qualidade é o desejo de qualquer administrador.
Neste texto, vamos dar algumas dicas para facilitar o trabalho de um síndico e torná-lo mais eficiente.
Siga a leitura e confira!
Conheça 5 dicas para otimizar a rotina de um síndico profissional
Se você é um síndico profissional e precisa de um conteúdo que lhe ajude a gerenciar o condomínio, veja 5 dicas que separamos para você melhorar a sua gestão e otimizar o seu trabalho.
1 – Defina horários
Na rotina de trabalho de um síndico, algo bem comum é ter que lidar com todo tipo de problema, a qualquer hora do dia. Porém, existem algumas tarefas que são habituais e que, se forem planejadas com antecedência e organização, podem ser feitas de uma forma mais fácil.
Por isso, é importante definir os dias e horários para realizar os serviços rotineiros, principalmente nos casos em que o síndico administra mais de um condomínio.
É ideal estabelecer um cronograma de atividades e divulgá-lo aos condôminos, detalhando o nome do condomínio, a função que será realizada e o horário de sua atuação.
Também é importante estabelecer uma linha aberta de comunicação que poderá ser usada a qualquer momento. Dessa forma será possível obter tranquilidade, foco e organização na rotina de trabalho.
2 – Mantenha um bom relacionamento
De fato, para fazer uma boa gestão de condomínios, todas as pessoas que estão ao redor do síndico profissional são fundamentais, sejam moradores, funcionários ou prestadores de serviço.
É preciso manter um bom relacionamento com todos para que haja cooperação e para que as decisões sejam respeitadas.
Uma boa gestão condominial não depende apenas do síndico, mas também das pessoas que o cercam. Por isso, é importante ser um bom líder e saber lidar com as pessoas, evitando as discussões.
Para tornar a gestão mais tranquila e menos problemática, é preciso tratar todos como parte de um time. Assim, ninguém terá privilégios e todos entenderão que o trabalho de um síndico visa o bem comum.
3 – Organização
Ter que pagar as contas de um condomínio e realizar todas as outras tarefas de um síndico profissional não é um serviço tão simples e exige muita atenção, organização, ética e profissionalismo.
Se o síndico esquecer de pagar a conta de luz do condomínio, por exemplo, isso pode resultar no corte de energia elétrica de todas as áreas comuns do local, impactando não apenas o planejamento financeiro mensal, como também a vida e a segurança de todas as pessoas que residem ou transitam pelo local.
Esse tipo de esquecimento pode causar problemas no relacionamento entre síndico e condôminos ou até mesmo resultar na abertura de processos judiciais.
Ser desorganizado é um dos maiores erros de um síndico. Com tanta coisa a ser feita, é importante manter tudo sob controle para que nada fuja do planejamento.
Além da administração, vários outros serviços entram na pauta do síndico, como:
- Envio de boletos para moradores;
- E-mails informando os condôminos sobre reuniões e outras ações a serem realizadas;
- Representar o condomínio em ações jurídicas, trabalhistas, financeiras etc;
- Mediar reuniões de prestação de contas, apresentação de orçamentos e propostas de reformas e melhorias;
- Treinamento de funcionários;
- Analisar e fechar o contrato para serviços terceirizados.
Então, a dica é manter sempre a organização, o planejamento e uma rotina de tarefas estabelecidas, para que não ocorra problemas e os imprevistos sejam evitados ao máximo.
Contar com a ajuda de um software de gestão de condomínios, como o SIN, pode facilitar muito o trabalho dos síndicos.
4 – Contrate uma boa administradora de condomínio
Como temos visto até aqui, gerenciar um condomínio não é nada fácil. No entanto, se tem algo que pode otimizar tanto o relacionamento com os moradores quanto toda a parte burocrática é contratar uma administradora.
Dessa forma, a administradora de condomínio pode dar suporte à contabilidade, gestão dos recursos humanos, cobrança, além de fornecer um apoio legal.
Diversas são as funções que uma administradora pode proporcionar aos condomínios, como:
- Organização e agendamento de eventos e outros compromissos importantes do condomínio;
- Auxílio na emissão de contratos, boletos e todos os outros documentos necessários;
- Proteção e segurança de todos os dados e informações dos moradores.
Então, busque referências com outros síndicos, pesquise bem o histórico das administradoras e entenda os serviços que cada uma delas oferece.
5 – Monte uma equipe completa para ajudar
O síndico profissional é responsável por boa parte das tarefas e pelo funcionamento do condomínio, mas sempre é bom ter uma equipe para auxiliar no processo. Portanto, delegar as tarefas é importante, além de ajudar na otimização do serviço.
Nesse sentido, defina os conselheiros em uma reunião com todos os moradores.
No entanto, estabeleça também as comissões com autoridade para tomar decisões. A ideia é que se crie, pelo menos, um conselho de segurança, um financeiro e um de patrimônio e manutenção.
Por fim, também é importante destacar que delegar não significa que os outros ficarão responsáveis por tudo e você não terá mais função.
Isto é, encare como uma rede de apoio, momento de definir as funções de cada um e certificar-se que todo mundo está cumprindo as tarefas.
Além disso, centralizar todo o serviço não é a melhor saída, pois gera uma sobrecarga que pode trazer complicações e dificuldades na hora de realizar um bom trabalho.
Saiba mais sobre as demandas de um síndico profissional
Um síndico profissional é responsável por quase tudo dentro de um condomínio. Ele é o principal administrador e tem a tarefa de manter a ordem, cumprindo um serviço extremamente importante.
Suas decisões devem ser feitas com extrema cautela, segurança e transparência.
O Sistema Octopus oferece praticidade, organização e inovação ao trabalho dos síndicos profissionais
Para ajudar na organização e na gestão de condomínios, o app Toppus traz funcionalidades importantes para os síndicos profissionais.
Por meio do Sistema Toppus, é possível controlar e conferir gastos, gerar boletos, emitir comunicados aos condôminos, controlar encomendas, fazer reservas de espaço com pagamento via pix e além de outras funções que são indispensáveis para uma boa administração de condomínios.
Clique no link abaixo e saiba mais!
